Reuniões on-line (Parte II): o passo-a-passo para serem eficazes

A tecnologia de reuniões on-line nos ajuda a torná-las produtivas e objetivas. Mas a sua eficácia só é alcançada por meio de nossa capacidade de organização, disciplina, comprometimento e objetividade.

Esse blog é a continuação de um outro que publiquei há alguns dias. Naquele abordei a transição das reuniões presenciais para as reuniões on-line que vem sendo acelerada por causa do isolamento social em todo o mundo em decorrência da pandemia da covid-19. Também fiz um posicionamento do uso de reuniões na cultura organizacional e o quanto isso fez com que essa transição demorasse tanto tempo desde que as tecnologias para isso foram criadas e disponibilizadas há mais de uma década.

Se você não leu esse primeiro blog, pode lê-lo antes clicando aqui. Mas se você não está muito interessado com conceituações e contextualizações teóricas e busca algo mais instrumental para implantar a cultura de reuniões on-line, é só continuar a leitura aqui.

Fazer uma reunião não é uma simples tarefa de amontoar algumas pessoas em uma sala (presencial ou virtual) e começar a falar e debater. Fazer isso é fortalecer as resistências e a pouca simpatia que várias pessoas têm com as reuniões. Reunião é um processo metódico. Processo significa que é um conjunto de etapas a serem cumpridas para se alcançar um resultado. E metódico, pois isso se repete dentro de uma forma organizada e orquestrada de ser.

Portanto, se você não é adepto a seguir processos, regras, métodos, se possui dificuldades para se organizar, ajudar aos outros a se organizarem e se não consegue administrar o seu tempo com eficácia, terá de fazer um esforço para se adaptar. De outra forma, ainda não conheço nenhum caso de sucesso na condução de reuniões.

Para uma reunião eficaz, é necessário seguir os seguintes passos que serão detalhados a seguir.

O PLANEJAMENTO E A COMUNICAÇÃO DA REUNIÃO

Após a certeza de que a reunião será necessária e poderá ser produtiva e que todos os participantes estão capacitados a usar a plataforma tecnológica de reuniões on-line, é fundamental os seguintes levantamentos, reflexões e ações:

Convoque todos os participantes com antecedência. Todas as pessoas deverão ter tempo suficiente para organizar suas agendas, realocar compromissos, comunicar impossibilidade de participação e se prepararem, a partir da leitura da pauta e informações adicionais, com os dados e informações necessários.

Apresente o tema, o objetivo e a pauta da reunião. Essas informações são fundamentais para todos os participantes para que eles possam se preparar refletindo acerca do assunto, buscando dados e informações a serem apresentados ou discutidos. Uma reunião na qual os participantes não recebem antecipadamente o tema, o objetivo e a pauta normalmente são reuniões improdutivas, longas, desencontradas e que provocam ansiedade e incertezas nos participantes. O tema é o assunto que será abordado na reunião, por exemplo, “queda das vendas na região X”; o objetivo é o que se quer como resultado da reunião, por exemplo, “definir ações para aumentar as vendas na região X”; a pauta apresenta os pontos a serem abordados na reunião. Na prática, é o roteiro da reunião. Um exemplo de pauta seria: 1) Levantamento prévio das ideias de ações para aumentar as vendas; 2) Análise de riscos e de viabilidade de cada ação proposta; 3) Escolha da ação mais adequada; 4) Definição de tarefas e responsáveis pela implantação da ação; 5) Fechamento da reunião. Desta forma, todos terão, previamente, a clara noção do que será debatido na reunião, qual é o seu propósito e de como transcorrerá.

Envie propostas e ideias prévias já elaboradas. Caso já existam algumas propostas ou ideias acerca do assunto ou decisões a serem tomadas na reunião, devem ser compartilhadas no momento da convocação tenham sido elas desenvolvidas pela empresa, por quem está convocando a reunião ou por quaisquer participantes convidados. A leitura e o conhecimento dessas ideias ou propostas deixará todos mais conhecedores e confiantes no momento da reunião e a tornará muito mais objetiva e rápida.

Marque o horário mais adequado para a equipe e para a empresa. Algumas empresas possuem regras para horário de reuniões. Essas regras, primordialmente, têm de ser cumpridas. Além disso, é recomendado evitar reuniões em horários em que as pessoas podem estar mais cansadas, com outras tarefas ou ansiosas com outras situações. Por exemplo, uma reunião após o horário do almoço pode ser marcada pela sonolência e por bocejos indesejáveis. Reunião no primeiro horário da manhã pode conflitar com outras tarefas habituais do início de expediente. Reunião no final do expediente pode deixar as pessoas ansiosas ou desconectadas do assunto por causa da preocupação do horário do seu transporte para casa ou do engarrafamento.

Informe o tempo de duração da reunião. As pessoas precisam saber qual será a duração da reunião, pois têm outras tarefas em sua agenda diária. Essa duração deverá ser entre 20 e 40 minutos para reuniões com até 10 participantes. Acima desse número até 20 participantes (o número máximo recomendado para uma reunião on-line ou presencial), pode-se aceitar até o máximo de uma hora. É recomendado jamais passar desses limites. Tempos acima destes, transformam a reunião em uma verdadeira tortura e a deixa improdutiva podendo levar alguns participantes a situações de cansaço, de irritação, de não participação nos debates e até perda total do foco da reunião. Se for necessário um trabalho de reunião com mais de 20 pessoas, faça várias reuniões separadas. Cada uma poderá ter objetivos diferentes que se complementam por meio de seus resultados e ações ou ter objetivos semelhantes cujos resultados poderão ser consolidados em uma última reunião com alguns representantes das primeiras.

Informe que recursos tecnológicos serão utilizados como apoio no momento da reunião. Além do programa de reunião on-line, outras ferramentas tecnológicas podem ser necessárias ou sugeridas. Por exemplo, pode-se utilizar uma ferramenta colaborativa de textos ou planilhas, browsers para busca de informações necessárias que possam surgir durante a reunião, mapas mentais para a organização do conhecimento desenvolvido ou um aplicativo de mensagens para colher alguma informação nova com alguém da equipe que não está na reunião. Sabendo quais são esses recursos adicionais, os participantes já os deixarão preparados para o uso momentos antes do início da reunião para evitar atrasos devido a um programa que demora a abrir ou a dúvidas de como buscar documentos ou informações.

Convoque para reunião apenas as pessoas que podem contribuir com alguma coisa. Mero ouvinte em uma reunião on-line apenas consome banda de internet, constrange os demais participantes, gera dúvidas a respeito de sua participação. Reunião é uma atividade, não deve ser utilizada no modelo “um fala e os demais escutam”. Todos podem e devem participar com ideias, perguntas e propostas. Se uma pessoa, por algum motivo, não irá participar dessa forma, então não a convide.

Envie informações adicionais a(o) cronometrista e a(o) secretário(a). Durante a reunião, é recomendado que dois participantes assumam esses papéis. Mais adiante iremos tratar dessas atribuições de forma mais detalhada. Neste momento, é importante que eles recebam, se for necessário, as informações detalhadas a respeito dessas suas atividades extras como o tempo de cada tópico da pauta e o formato de ata a ser utilizado.

A PRÉ REUNIÃO

Não somente o anfitrião, mas todos os participantes, deverão ter alguns cuidados antes da reunião. Alguns destes deverão ser feitos na véspera, outros, pouco antes do seu início.

Revisão do material. Verifique se todo o material enviado no momento da comunicação da reunião foi lido e entendido.

Verifique a agenda do dia da reunião. Assegure-se de que a reunião não está em conflito com outra atividade ou se é necessário reprogramar algum outro compromisso. Verifique também se você tem uma folga de tempo, antes para relaxar para a reunião, organizar documentos, acessar o programa de reunião e depois para refletir e organizar algum material ou informações geradas.

Teste o programa de reunião on-line e verifique o seu ambiente. Faça um teste de comunicação, teste o vídeo e o áudio de seu computador ou telefone móvel, verifique suas roupas que devem ser as mesmas de uma reunião presencial, cuide se sua aparência (cabelo, maquiagem, barba, etc.), observe se o fundo de sua imagem não está focalizando objetos indesejáveis, cuide para que você não seja perturbado durante a reunião. Se estiver em casa, avise da reunião para as pessoas, diminua, na medida do possível, os ruídos como o de animais, movimentos da rua, sons de outros equipamentos, máquinas, vento, etc..

Prepare e teste o seu posicionamento físico. A melhor forma de participar de uma reunião normalmente não é a tradicional de se sentar à frente do computador. A maioria dos programas, aplicativos de reuniões on-line possui sua versão para telefones móveis. Tente um local onde você possa ficar em pé, de postura ereta com o telefone fixado em algum local na altura de sua cabeça. Fale como se você estivesse no palco falando para o público. Experimente e verá que a sua imagem, a sua postura corporal, o uso de gestos e até a sua voz ficarão muito melhores. Mas se, durante a sua reunião, for necessário manusear algo no computador ou notebook, neste caso, talvez seja melhor você ficar sentado à frente dele e participar da reunião pelo telefone móvel que deverá ser fixado de lado, na altura da sua cabeça, captando você olhando para o computador. Evite fixar o telefone no alto o que prejudicará a captação de sua voz ou de baixo para cima o que lhe dará uma postura de arrogância ou ameaçadora na tela. Quando alguém estiver falando, olhe periodicamente para a sua câmera para que as pessoas percebam que você está prestando atenção e quando for falar, aproxime-se da tela ao máximo, tentando enquadrar o seu rosto, para que todos percebam a sua “proximidade” na reunião e, ao mesmo tempo, para que essa sua imagem chame a atenção das pessoas para que prestem atenção em você.

A REUNIÃO

Após as etapas de planejamento e comunicação e de preparação da reunião, será necessário entender e atender aos seguintes requisitos para que esses poucos minutos de trabalho sejam de fato produtivos e geradores de resultados:

Comece e termine a reunião nos horários determinados na sua convocação. Da mesma forma que nas reuniões presenciais, os horários devem ser respeitados. É, acima de tudo, respeito pelos outros compromissos dos participantes e com a empresa que paga pelas horas trabalhadas (ou não aproveitadas) de seus funcionários e pelos resultados obtidos em suas atividades. Reuniões on-line muitas vezes têm a participação de profissionais que trabalham em home-office. Trabalhando desta forma, cada pessoa monta a sua agenda diária mais adequada para conciliar trabalho e vida privada. Nesta agenda, a reunião de um de seus integrantes pode estar, por exemplo, entre uma outra reunião de negócios e o horário de escola das crianças. Um atraso no seu início ou a extensão da duração poderá trazer tempos desperdiçados ou atrasar outras atividades, sejam profissionais, sejam particulares.

Inicie a reunião com 5 passos:

1. Cumprimente a todos e sinalize a presença de cada um. Faça o seu cumprimento de costume para todos de forma breve e descontraída. Isso passará uma percepção como se todos estivessem no mesmo espaço físico e que, de fato, estão no mesmo espaço on-line. Isso também atrairá a atenção para você de forma que todos concentrem seus esforços na reunião. Inicie com alguma notícia positiva. Uma reunião sempre representa desafios, debates e conflitos. Iniciar com uma boa notícia, deixa as pessoas mais motivadas para encarar os desafios que estão por vir. Caso o número de participantes permita, dispense poucos segundos com a sinalização individual da presença de cada um. Isso provocará, em cada um deles, uma sensação de acolhimento e de que suas presenças estão sendo percebidas. Se houver muitas pessoas na reunião, você poderá fazer isso por grupos. Além disso, caso alguém seja novo na equipe ou desconhecido de alguns, essa é uma forma prática de apresentação e integração. Mas, lembre-se, essas sinalizações devem ser rápidas por causa do curto tempo de duração da reunião. Essas sinalizações breves podem ser como, por exemplo, “Rogério, nosso gerente de vendas, bom dia!”, “Valeria, assessora de marketing, bom vê-la por aqui novamente.”, “José Ricardo, vendedor da filial do interior que começou semana passada na nossa empresa, seja muito bem-vindo à equipe.”, “Jenifer, que está voltando de suas férias”, “Rosa, a nossa aniversariante do mês, meus parabéns em nome da equipe”, "O pessoal da área de produção, estou vendo todos vocês aqui, que bom!", "A equipe do projeto ABC, marcando presença como sempre.".

2. Defina quem será o(a) cronometrista e o secretário(a). Seja escolhido por você ou por voluntariado, é interessante que a reunião tenha participantes que assumam esses papéis, especialmente em reuniões com mais de 5 pessoas. O papel do(a) cronometrista é o de controlar o tempo da reunião avisando discretamente e nos momentos adequados (via chat de texto, por exemplo) quanto tempo falta para terminar a reunião e o desenvolvimento de tempo de cada tópico da pauta. Ele também será responsável por ponderar e avisar se o ritmo atual da reunião ou do tópico está adequado ao tempo destinado e enviar avisos discretos como “Faltam 3 minutos para terminar esse levantamento. Seria interessante adiantarmos esse debate para passarmos ao próximo tópico da pauta” ou “Estamos a 2/3 da reunião. Seria importante definirmos as ações de cada um para fecharmos a reunião dentro do previsto.”. O(a) secretário(a) terá a tarefa de redigir a ata e o plano de ações. Com os recursos adicionais de redação de documentos on-line, essas anotações podem ser digitadas e visualizadas imediatamente pelos participantes da reunião, reduzindo o tempo dessa tarefa e dando a oportunidade a todos na análise e na revisão do que foi abordado, nas correções, nas exposições e concordâncias dessas informações e ações. É importante entender que esses dois colaboradores que vão assumir esses papéis não terão excluídas ou reduzidas as suas participações na reunião. Eles apenas terão mais essas atribuições. Como qualquer outro participante irão debater, perguntar, questionar e fazer propostas. Caso não seja possível participantes com esses papéis, o anfitrião da reunião deverá acumular essas funções.

3. Apresente o tema, os objetivos e a pauta da reunião. Esta atividade pode ficar a cargo do(a) secretário(a). Essas informações já devem ter sido enviadas na etapa de comunicação da reunião. Neste momento, é necessário reforçar o tema e o objetivo e apresentar a pauta com o tempo estipulado para cada tópico a ser abordado. Este último, pode ser feito pelo(a) cronometrista. Todas essas informações, preferencialmente, devem ser colocadas de modo visível e constante como, por exemplo, na caixa de chat ou em um slide ou imagem disponível no programa de reunião o que pode ser feito pelo(a) secretário(a).

4. Ordene a pauta em função de suas prioridades. Comece pelos tópicos de prioridade 3, depois as de prioridade 2 e, finalmente, reserve mais tempo para os tópicos de prioridade 1. Não confunda prioridades com importância nem com prazos de execução. Recomendo ler o meu texto Gestão do tempo: saúde física e mental a partir de atitudes e racionalidade que explica esses conceitos

5. Apresente “as regras do jogo”. Dependendo de cada situação, do objetivo da reunião, do tempo programado, do número de participantes e de outros fatores envolvidos, neste momento o anfitrião deverá apresentar as regras do jogo como, por exemplo, se os participantes podem interromper a qualquer momento ou se devem esperar ao final de cada etapa ou se devem levantar silenciosamente a sua mão, se o áudio deve ou não permanecer desligado quando o participante não estiver falando, recomendação de desligar o telefone móvel durante a reunião e outras regras que se fizerem necessárias e que devem ser fixadas no chat de texto, se houver.

Desenvolva a reunião de forma metódica e objetiva. Efetivamente neste momento se inicia a principal atividade do anfitrião. Sua maior responsabilidade será conduzir a reunião para que seu objetivo seja atingindo dando oportunidades iguais de expressão, questionamentos e ideias para todos os participantes. O anfitrião fará a gestão da reunião sempre tendo como base o objetivo da reunião e o tempo disponível para o todo e para cada tópico da pauta. O(a) cronometrista o ajudará a administrar o tempo e o(a) secretário(a) ajudará na organização e documentação de debates e ações a serem executadas.

Não grave a reunião. Os resultados de uma reunião surgem e são fechados ao seu final. Os produtos gerados são, em linhas gerais, uma ata e um plano de ações. O que foi debatido, discutido, questionado, concordado, faz parte do processo terminado. Portanto, esse momento de desenvolvimento já é passado. Se há algum interessado nos resultados da reunião e que não foi convocado ou que não pode participar, a ata e o plano de ações são os instrumentos de consulta. Além disso, pessoas mal formadas para o uso de reuniões on-line que venham a assistir posteriormente o seu vídeo, podem querer retroceder e questionar decisões que já foram discutidas e formalizadas. Imagina-se os problemas que essas pessoas podem gerar.

Evite ao máximo o uso de imagens, vídeos gravados e slides. Esses recursos devem ser utilizados apenas se for extremamente necessário. Além de tomar tempo de reunião, diminui o tempo disponível para a sua atividade fundamental que é a interação dos participantes. Imagens podem ser utilizadas, mas se forem necessárias para elucidar algum ponto da reunião como apresentação da pauta ou algum mapa mental dos assuntos e decisões abordados.

Defina o plano de ações. Ao final, além da ata que registra o que foi debatido, a reunião deve gerar um plano de ações (que pode constar na própria ata). Uma reunião não resolve problemas, não implanta ideias, não dá continuidade a uma atividade empresarial. Uma reunião define um conjunto de ações que devem ser colocadas em prática posteriormente no sentido de resolver o problema, implantar a ideia ou dar continuidade a uma determinada atividade. Essas ações devem ser objetivas, claras e devem contemplar prazos, responsáveis e recursos. Após a reunião, cada responsável deverá colocar em práticas as suas ações. A seguir, apresento um modelo de ata que contempla um plano de ações.

Marque a próxima reunião. Se a atual reunião for periódica ou se há a necessidade de uma outra reunião para resolver assuntos que não puderam ser abordados por causa do tempo ou se há a necessidade de desdobrar ações para outras reuniões, faça esta marcação na ata ou no plano de ações. Desta forma, esta marcação já fará parte do planejamento e da comunicação da reunião posterior na qual já poderão constar tema, objetivo, pautas, informações adicionais e o que mais for necessário para a sua preparação.

Faça o fechamento da reunião. No fechamento, o anfitrião ou o(a) secretário(a) fará, em um ou dois minutos, uma revisão do que foi abordado e decidido para todos os participantes, o que inclui o plano de ações. O anfitrião deverá buscar a concordância e/ou a ciência de todos, solicitar comprometimento com as ações posteriores e tirar dúvidas residuais que impeçam o entendimento integral desse fechamento. Após isso, ele deverá fazer o fechamento oficial o que deverá encerrar todos os debates e assuntos da reunião, algo como “declaro encerrada a nossa reunião acerca do tema X” seguido de breves agradecimentos, alguma mensagem motivadora e de reconhecimento, despedidas e clique no botão de desliga do programa de reunião on-line.

O PÓS-REUNIÃO

Muitas vezes não damos importância ao “pós”. Com isso não aproveitamos o aprendizado. Infelizmente é habitual observarmos isso nos pós-projetos, pós-treinamentos, pós-avaliações, pós-relacionamento, pós-emprego e “pós-quase-tudo”. Com isso, não aprendemos com os erros, não damos valor aos acertos e nos esquecemos de dar continuidade às ações.

Toda reunião on-line gera ações e aprendizados que vão, efetivamente, nos levar ao objetivo da reunião. Portanto, essa fase é igualmente importante às anteriores.

Redija a ata e compartilhe-a. O(a) secretário(a) deverá concluir a redação da ata. Algumas equipes tratam isso de maneira simples, outras de uma maneira mais complexa. Uma ata poderá estar no chat de texto da reunião (desde que o programa permita salvar para consulta posterior), poderá ser digitada no campo de texto do evento daquela reunião em uma agenda eletrônica (como na agenda do Google, por exemplo), poderá constar em um documento na nuvem (no Google Drive ou One Drive, por exemplo), poderá ser digitada em um documento de texto tradicional e enviada por e-mail. A forma, o recurso que irá armazenar essa ata, não importa desde que seja a melhor para toda a equipe e desde que aquelas informações possam ser compartilhadas com todos os participantes da reunião e não participantes que, por algum motivo, não foram convocados ou que não puderam participar, mas que precisam receber essas informações. Outros dados e informações podem ser adicionados posteriormente à ata de reunião desde que isso não interfira em absolutamente nada do que foi discutido ou decidido na reunião. Por exemplo, se na reunião foi comentado que a empresa está em uma determinada posição na participação de mercado, pode-se acrescentar uma tabela ou um gráfico posteriormente, de alguma fonte oficial, que confirme ou reforce essa informação.

Dê início às ações do plano. Após a reunião, o plano de ações deverá ser colocado em prática nos tempos e prazos determinados pelos seus respectivos responsáveis. O anfitrião deverá verificar se os recursos necessários de cada ação estão disponíveis e, se não, deve buscá-los ou delegar essa providência à alguém. Alguns programas ajudam na gestão desse plano de ações quando tiverem um nível maior de complexidade ou quando esse plano for expandido ou detalhado após a reunião. Estes programas são chamados de gerenciadores de projetos como o MS-Project, por exemplo. Mas alguns recursos mais simples como a agenda do Google ou até mesmo uma boa planilha Excel podem fazer bem esse papel no gerenciamento das ações.

Registre os aprendizados. Ainda que de maneira não formal, registre os acertos e erros da reunião. Porque a reunião se estendeu no tempo ou o que colaborou para que ela terminasse no horário; o que ocasionou divergências improdutivas entre os participantes ou o que gerou o clima de cooperação entre todos; quais foram os erros na redação do plano de ações ou o que foi fundamental para que ele ajudasse as pessoas a implantarem essas ações; o que faltou na preparação da reunião ou o como essa preparação ajudou no seu transcorrer; como foi o desempenho do cronometrista e do(a) secretário(a); e tudo mais que for possível para gerar aprendizados pós-reunião que venham a evidenciar melhorias para reuniões posteriores ainda melhores, ainda mais eficazes.

O (um pouco) extenso processo que apresentei nesse blog para a produção de reuniões eficazes, pode parecer complexo, complicado, detalhado ao extremo. Mas, como qualquer processo, será percebido e operacionalizado com tranquilidade, objetividade, eficiência e eficácia na medida em que seja praticado com seriedade, metodicamente, com responsabilidade, comprometimento e participação de todos. Gosto de usar uma analogia: algumas pessoas veem outras tocando um instrumento musical ou digitando rapidamente em um teclado com todos os dedos. Elas ficam espantadas achando que é algo muito difícil e quase impossível de se fazer. Um dom divino daqueles que são observados. Entretanto, quando temos vontade de tocar aquele instrumento ou de digitar daquela forma, buscamos como fazer, aprendemos, praticamos e, quando nos damos conta, já estamos tocando um instrumento magistralmente ou digitando duas dúzias de páginas no computador em menos de 30 minutos.

A partir desse processo apresentado, posso garantir que reuniões on-line eficazes dependem de sua inserção na cultura organizacional juntamente com a disciplina, o comprometimento, a organização e o senso de trabalho em equipe.

Não depende da tecnologia. Só depende de nós! Sucesso!