Gestão do tempo: saúde física e mental a partir de atitudes e racionalidade
- Alberto Alvarães
- 5 de abr. de 2020
- 5 min de leitura
Administrar nosso tempo, no nosso dia a dia, seja na vida profissional, seja na vida particular, não é uma tarefa fácil. Mas há uma boa notícia: o sucesso na queda de braço com o tempo só depende de nós mesmos.

Tenho percebido crescentes dúvidas e dificuldades nas pessoas, em especial no ambiente de trabalho, no que se refere à gestão do tempo. Aumento de carga de trabalho, número reduzido de funcionários, pressões por resultados, mudanças no mercado, uso inadequado de tecnologias e falta de planejamento pessoal ou organizacional são os principais motivos das dificuldades de se administrar o tempo, segundo profissionais e empresas.
Diante disto, alguns desses profissionais frequentemente ficam à espera de algum método, algum instrumento salvador, mágico, que possa organizar tudo, todas as tarefas do dia-a-dia, fazendo com que as coisas se resolvam em seus tempos pré-determinados atingindo os resultados esperados. Outros parece que se conformam e tocam o trabalho "do jeito que dá".
Nessa constante guerra travada contra os ponteiros do relógio, parece que algumas situações não foram percebidas ou foram esquecidas o que vêm dificultando as pessoas na administração de suas tarefas, na gestão de seus tempos diários:
A gestão do nosso tempo não é uma técnica ou um conjunto de técnicas, mas sim uma possibilidade a partir do nosso comportamento. Não existe nenhuma técnica milagrosa ou mágica, nenhum aplicativo de telefone móvel ou agenda eletrônica que resolva o problema da má gestão do tempo. Administrar tempo é comportamento, é a atitude assertiva diante de uma tarefa, é saber o que fazer, quando fazer, como fazer, de forma racional, planejada, impositiva. E o que orienta essa atitude? O grande primeiro passo é entender a diferença entre prioridade, urgência e importância, o que veremos mais adiante.
A nós não é possível o dom ou a capacidade de administrar o tempo. O tempo é um recurso imutável e não controlável. Não somos capazes de diminuir a marcha do tempo quando estamos amando ou fazê-lo parar por uns minutinhos para descansar sem perder expediente de trabalho ou mesmo voltar ao dia anterior para corrigir alguma coisa que fizemos de forma errada. Um dos princípios da gestão é que aquilo que que estamos administrando tem de ser possível controlar, o que não é o caso do tempo. Desta forma, se não conseguimos controlar o tempo, não conseguimos administrá-lo. O que nós fazemos (ou deveríamos fazer) é administrar a nossa vida no tempo. Podemos (e devemos) controlar as tarefas do dia a dia de nossas vidas. Tudo depende, como vimos, do nosso comportamento, das nossas atitudes diante das tarefas do dia a dia. Depende exclusivamente de nós. Portanto, sempre que falarmos em "gestão do tempo" vamos entender como "gestão da nossa vida no tempo".
A gestão do tempo depende do nosso comportamento. Nunca conseguiremos administrar o tempo. Urgência, importância e prioridade são elementos distintos. É necessário aprender a dizer não. Utilize recursos como aliados e não como inimigos.
Urgência, importância e prioridade são elementos distintos. Urgência se refere ao tempo, ao prazo de execução e/ou do início da tarefa. Uma tarefa pode ser mais urgente ou menos urgente, dependendo dos prazos que ela tem. Importância é o quanto aquela tarefa irá agregar para se atingir os objetivos da pessoa sejam profissionais ou particulares. A prioridade de uma tarefa surge a partir de uma combinação de seu grau de urgência com o seu grau de importância, é um exercício de pura racionalidade. Aí temos um dos maiores paradigmas a serem quebrados: uma tarefa prioritária não é aquela que se deva fazer em um curto espaço de tempo ou quando não há muito tempo para iniciá-la. Tempo é um atributo da urgência. Nem tampouco uma tarefa prioritária necessariamente é uma tarefa importante, pois esse atributo é o da importância. Uma tarefa que possui o mais alto grau de prioridade é aquela possui baixo grau de urgência e alto grau de importância, a chamada prioridade 1. Nas prioridades de grau 2 estão as tarefas urgentes e importantes e na prioridade 3 as tarefas urgentes e não importantes (veja no infográfico). Quer dizer que as coisas mais prioritárias são aquelas que, embora mais importantes, não são urgentes? Exatamente! Se partirmos do princípio de que uma tarefa de prioridade 1 é aquela que deve ser logo executada, estamos julgando-a simplesmente pelo critério de urgência. Desta forma, seria comum priorizarmos coisas urgentes que nem sempre são importantes. Alguma semelhança com a realidade? Isso é o que o senso comum aponta e o que o ativismo incendiário nos força a pensar todos os dias. Mas é um equívoco. O grau de prioridade de uma tarefa é o resultado de uma combinação dos seus respectivos graus de urgência e de importância. As tarefas que devemos executar antes das outras são as de prioridade 2 e 3 (de maior urgência), pois há o limite, a pressão do tempo. E temos que executá-las logo, temos que nos livrar delas o mais rapidamente possível para podermos nos dedicar às tarefas de prioridade 1 com a mente livre e sem pressões do tempo e de pessoas. As tarefas de prioridade 1 são aquelas que são muito importantes para nós e temos um tempo maior, suficiente para que possamos planejar, criar, gerar relacionamentos, aprofundar conhecimentos e aumentar a probabilidade de sucesso. Não seria bom se todas as nossas tarefas fossem assim no dia-a-dia? Claro que sim, por isto que estas tarefas devem ser a maior prioridade em nossas vidas. Depende de nós nos livrarmos de todo o "lixo" diário o mais rapidamente possível para nos dedicarmos às tarefas de prioridade 1. Se assim não fizermos, se continuarmos a apagar "incêndios" nas tarefas de graus de prioridade menores, logo essas tarefas de prioridade 1 virarão incêndios também. E aí, só nos restará resolver "do jeito que der".

Saiba dizer "não". Executamos muitas tarefas no nosso dia-a-dia, principalmente aquelas que possuem baixo grau de urgência e, da mesma forma, pouca importância. Neste grupo, estão as tarefas de prioridade 4, aquelas que se não executarmos, provavelmente não farão a menor diferença. Mas muitas vezes continuamos a fazê-las por não saber dizer "não", seja para o nosso interlocutor, seja para nós mesmos. Temos que entender que isto só prejudica a administração de nosso tempo e temos que ter coragem para negar estas coisas "alienantes", dizendo "não" da melhor forma possível, não criando nenhum choque de relacionamento, mas com convicção, coerência e com a argumentação certa.
Utilize recursos como aliados e não como inimigos. Alguns recursos como a agenda, aplicativos de produtividade ou de mensagens, redes sociais e e-mail são ferramentas que auxiliam muito na gestão do tempo, porém se mal utilizados, eles podem ser tornar grandes vilões. Já pensou no tempo total desperdiçado no seu dia vendo postagens de redes sociais que não têm nenhuma importância e sequer merecem o seu tempo? Ferramentas tecnológicas são poderosas se usadas adequadamente, mas são fonte de prioridades 4 que corroem aos poucos a produtividade e a inteligência das pessoas. Escolha as melhores ferramentas, aprenda a usá-las de maneira produtiva e tire proveito delas.
Pense nisso tudo e comece a praticar logo. Pense nas suas atitudes, tome as melhores decisões de maneira racional diante das suas tarefas diárias. Isto é urgente e importante, ou seja, é uma prioridade 2, pense nisso, faça logo! Conscientize-se para que você possa, o mais rapidamente possível, dedicar-se às tarefas que são realmente prioritárias na sua vida. Sua saúde física e mental agradecerá.
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